CANAL CE. Nº N0015 02 de Noviembre de 2012

 

FISCAL


GUARDAR DOCUMENTACIÓN CONTABLE


Cuando se acerca el cierre del ejercicio económico para muchas empresas, surgen las dudas sobre qué hacer con la documentación contable y hasta cuando existe la obligación de conservarla en los archivos de la empresa.


Cuando llega el cierre del ejercicio, antes de empezar a tratar la documentación contable del nuevo ejercicio, habrá que archivar definitivamente la documentación del ejercicio que se acaba de cerrar, junto a la correspondiente a otros ejercicios cerrados con anterioridad.

Es frecuente que en ese momento surjan dudas sobre de cuantos ejercicios debe guardarse la documentación, o dicho de otro modo, de cuales podemos deshacernos de ella.

Para tomar la decisión correcta debemos saber que el Código de Comercio establece con carácter general el plazo de seis años para mantener la documentación contable, concretamente dice:

1)     Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2)     El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.”

Por otro lado la Ley General Tributaria establece que prescribirán a los cuatro años los siguientes derechos:

a)     El derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.

b)     El derecho de la Administración para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas y autoliquidadas.

c)     El derecho a solicitar las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, (…).

d)     El derecho a obtener las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, (…)."

Por lo tanto, atendiendo a los preceptos expuestos se debería concluir que el número mínimo de años de los que guardar la documentación contable sería de seis; ello sin olvidar que desde un punto de vista fiscal, a pesar de ser inferior el plazo de prescripción, pueden darse supuestos tales como, compensación de bases imponibles negativas, amortización de elementos de inmovilizado, etc…, que obliguen a guardar cierta documentación por un periodo de tiempo superior.

Importante

Si tiene que decidir sobre qué hacer con la documentación contable de los ejercicios cerrados, tenga en cuenta lo que la normativa mercantil y fiscal establecen al respecto, y además si existen especiales circunstancias que obliguen a guardar la documentación más allá de los plazos generales.

 


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